AI-agenter til danske SMV'er

AI-agenter, der fjerner bøvlet. Mærk det på bundlinjen.

Vaext bygger AI-agenter, der klarer de tilbagevendende opgaver i din virksomhed – tilbud, fakturaer, kundesvar og rapporter. Fast pris aftalt på forhånd, synligt regnestykke og første automatisering i drift på fire uger.

Kasper Møldrup FuglsangPeder Hinding PedersenDu taler direkte med Kasper & Peder – ikke en salgsafdeling.

Bygger automatiseringer for danske SMV'er i bl.a. industri, handel og service

  • Kingstoft
  • Hymatik
  • AME Rengøring
  • J.E. Juncker
  • H. Daugaard
  • Foreningen Ignite
  • Lead Your Way
  • Edge Team
  • Aabo-Ideal
  • Eupry
  • Dansk Kvarts Industri

01 – Kataloget

AI-automatiseringer med navn efter opgaven. Ikke efter teknologien.

Du skal ikke købe “en AI-strategi”. Du skal have fjernet en konkret opgave, der æder timer hver uge. Her er de mest efterspurgte – alle bygget før, alle med typisk timetal.

01

Tilbudsopfølgeren

~3 timer/uge

Følger automatisk op på sendte tilbud efter 3, 7 og 14 dage – i din tone, med dine priser ved hånden. Sælgeren godkender med ét klik.

Sådan virker den

Tilbudsopfølgeren holder selv styr på, hvilke tilbud der er sendt, og hvornår kunden senest har svaret. Efter 3, 7 og 14 dage skriver den et opfølgningsudkast i jeres egen tone – med tilbudsnummer, pris og de detaljer, kunden faktisk spurgte til. Den kobler sig på det, I allerede bruger: indbakken (Outlook eller Gmail), tilbudsarkivet og eventuelt CRM eller økonomisystem. Intet sendes automatisk: Sælgeren får udkastet om morgenen og godkender, retter eller dropper det med ét klik. Svarer kunden, stopper opfølgningen af sig selv. Før: Kun de største tilbud blev fulgt op, når kalenderen tillod det. Efter: Alle tilbud følges op til tiden, og sælgeren bruger de cirka tre sparede timer om ugen på nye kunder i stedet.

Tilbud #2417 · Fjordbyg

Sendt · dag 0

Venlig opfølgning · udkast klar

Dag 3
Godkend & sendRet til
Opfølgning planlagt · dag 7
Se regnestykket

02

Bilagssorteringen

~4 timer/uge

Læser indkomne bilag, matcher dem mod ordrer og lægger dem klar i regnskabssystemet med kontering foreslået.

Sådan virker den

Bilagssorteringen henter indkomne bilag fra mail og leverandørportaler, læser beløb, dato, leverandør og ordrenummer og matcher bilaget mod jeres ordrer og betalinger. Den foreslår kontering ud fra jeres egen kontoplan og lægger bilaget klar i regnskabssystemet – for eksempel e-conomic, Billy eller Dinero – med alle felter udfyldt. Bogholderen godkender konteringen, før noget bogføres; automatiseringen bogfører aldrig selv. Kan et bilag ikke matches sikkert, lægges det i en afklaringsbakke i stedet for at blive gættet på plads. Før: Bilagene hobede sig op til en fast ugentlig omgang manuel indtastning. Efter: Bilagene ligger konteret klar hver morgen, og de cirka fire sparede timer om ugen bruges på afstemning og likviditet i stedet for tastearbejde.

Faktura_8841.pdf

1310 Varekøb ✓

Kvittering_broen.jpg

3617 Transport ✓

Leje_Q3.pdf

Foreslår…

3 bilag klar til godkendelse i regnskabssystemet

Se regnestykket

03

Indbakkesorteringen

~5 timer/uge

Sorterer fælles-indbakken: haster/kan vente, hvem skal have den, og skriver udkast til de rutinemæssige svar.

Sådan virker den

Indbakkesorteringen læser hver mail i fælles-indbakken og vurderer, hvad den handler om, hvor meget den haster, og hvem hos jer der skal have den. Den fordeler mailen til den rigtige person eller mappe, markerer det, der haster, og skriver færdige svarudkast til de rutinemæssige henvendelser – ordrestatus, leveringstider, standardpriser. Den arbejder direkte i jeres eksisterende Outlook- eller Gmail-opsætning; ingen nye systemer. Ingen mail besvares automatisk: Udkastene ligger klar, og et menneske trykker send. Usikre henvendelser bliver liggende til manuel vurdering frem for at blive gættet på plads. Før: 80–120 daglige mails blev passet på skift, og alle var bagud. Efter: Indbakken fordeles løbende, svartiden falder, og de cirka fem sparede timer om ugen bruges på kunderne i stedet for på at sortere.

Kunde · leveringstid?

Auto-udkast klar

Leverandør · prisliste

Til indkøb

Kunde · reklamation

Haster · til Mette

Nyhedsbrev

Arkiveret
Se regnestykket

04

Ordrebekræfteren

~4 timer/uge

Tager imod ordrer på mail og PDF, taster dem i systemet og sender bekræftelse – med stop, hvis noget ser forkert ud.

Sådan virker den

Ordrebekræfteren tager imod ordrer, som de faktisk kommer ind: mails, vedhæftede PDF'er og bestillingssedler i alle mulige formater. Den læser varenumre, antal, priser og leveringsadresse, taster ordren i jeres ERP- eller økonomisystem og sender en ordrebekræftelse retur til kunden – typisk inden for samme time. Stemmer noget ikke – ukendt varenummer, pris der afviger fra aftalen, usædvanlig mængde – stopper den og lægger ordren til manuel kontrol i stedet for at gætte. I bestemmer selv, om bekræftelsen sendes automatisk eller først efter et godkendende klik. Før: Ordrer blev tastet i klumper sidst på dagen, med tastefejl og forsinkede bekræftelser til følge. Efter: Ordren er i systemet få minutter efter modtagelse, kunden får svar med det samme, og de cirka fire timer om ugen bruges på salg i stedet.

Ordre modtaget på mail

#5107 · Grønvang Handel

Antal

240 stk.

Levering

Uge 29

Tastet i systemet

Bekræftelse sendt ✓
Se regnestykket

05

Vagtplan-hjælperen

~2 timer/uge

Samler ferieønsker og sygemeldinger og lægger et udkast til vagtplanen, som planlæggeren retter til på minutter.

Sådan virker den

Vagtplan-hjælperen samler alt det, en vagtplan skal tage højde for: ferieønsker, sygemeldinger, kompetencer, overenskomstregler og de faste mønstre fra tidligere planer. Ud fra det lægger den et komplet udkast til næste periodes plan i det format, I allerede bruger – vagtplansystem eller regneark. Planlæggeren beholder det sidste ord: Udkastet rettes til på minutter, og først derefter offentliggøres planen til medarbejderne. Kommer der en sygemelding, foreslår hjælperen selv, hvem der kan dække vagten, ud fra regler og ønsker. Før: Planlægningen åd en fast dag i måneden, og hver ændring betød forfra igen. Efter: Udkastet ligger klar, planlæggeren justerer på cirka 20 minutter, og de cirka to sparede timer om ugen bruges på ledelse i stedet for puslespil.

Uge 28 · udkast

Klar til gennemsyn
MTOTFLS

Ferieønsker og sygemeldinger er regnet ind

Se regnestykket

06

Rykkerskriveren

~2 timer/uge

Holder øje med forfaldne fakturaer og sender venlige, faste rykkere – eskalerer kun til dig, når det er nødvendigt.

Sådan virker den

Rykkerskriveren holder dagligt øje med forfaldne fakturaer i jeres økonomisystem og sender venlige, faste rykkere i trin, I selv har godkendt på forhånd – for eksempel en påmindelse efter 7 dage, en rykker efter 14 og et varsel efter 30. Tonen er jeres, og beløb, fakturanummer og betalingsoplysninger sættes automatisk ind. Betaler kunden, stopper forløbet af sig selv. Store beløb, nøglekunder og alt, der kræver dømmekraft, eskaleres til jer i stedet for at blive sendt automatisk – I sætter selv grænserne. Før: Rykkere blev sendt i klumper, når bogholderen havde tid, og tilgodehavenderne voksede. Efter: Rykkerne kører til tiden hver gang, pengene kommer hurtigere ind, og de cirka to sparede timer om ugen bruges på afstemning i stedet for inkassolister.

Faktura #3021

12.400 kr.Betalt ✓

Faktura #3007

8.150 kr.Rykker 1 sendt

Faktura #2988

22.900 kr.Til dig · dag 30
Se regnestykket

Timetal er typiske tal fra virksomheder med 10–50 ansatte. Dit eget tal regner vi ud sammen – eller prøv beregneren.

02 – Proceskortet

Sådan ser en virksomhed ud, når den er kortlagt.

Klik dig ned i en eksempelvirksomhed: fra afdelinger til processer til de enkelte trin. Grønt lys er ikke målet – overblik er. Så ved du, hvad der er automatiseret, hvad der ikke er, og hvad der er det næste.

Hele virksomheden

52 % automatiseret

Hele virksomheden

Vælg en afdeling og se, hvor meget der allerede kører af sig selv.

ManuelAutomatiseretAIEksempelvirksomhed – tallene beregnes ud fra de enkelte trin. Dit eget kort tegner vi sammen.

03 – Beregneren

Lad os regne på det. Her. Nu.

Ingen “book et møde og hør nærmere”. Vælg opgaven, træk i håndtagene, og se hvad den koster dig om året. Tallene er dine – regnestykket er vores.

1. Vælg opgaven
1 time20 timer
250 kr.800 kr.

Vi regner med 46 arbejdsuger og at automatiseringen tager 75 % af opgaven – ikke 100 %. Resten kræver stadig et menneske, og sådan skal det være.

Vaext · Dit regnestykke

Tilbudsopfølgning

3 timer/uge à 350 kr.
1.050 kr./uge
× 46 arbejdsuger
48.300 kr./år
× 75 % automatiseret
36.225 kr./år

Frigivet pr. år

36.225 kr.

Pakke: Første automatisering (24.500 kr.)

Tilbagebetalt på ~32 uger

Regnestykke, ikke løfte. Vi efterprøver tallene sammen, før du køber noget.

04 – Menneskene

Ingen konsulenthær. Bare os to.

Vaext er Kasper og Peder. Den ene bygger, den anden regner og lytter. Du taler med de samme to mennesker fra første kaffemøde, til automatiseringen kører i drift – og bagefter.

Portræt af Kasper Møldrup Fuglsang

Kasper Møldrup Fuglsang

Medstifter · Teknik & automatisering

Kasper bygger automatiseringerne – fra første prototype til stabil drift i jeres egne systemer. Han forklarer hellere med et eksempel end med et buzzword, og han slipper ikke opgaven, før tallet holder i praksis.

Se Kasper på LinkedIn
Portræt af Peder Hinding Pedersen

Peder Hinding Pedersen

Medstifter · Forretning & kunder

Peder finder de opgaver, der er værd at automatisere – og siger ærligt til, når noget ikke er. Det er ham, du møder til kaffemødet, og ham der følger op på, om regnestykket holdt.

05 – Tallene

Vi tæller i timer og kroner. Ikke i buzzwords.

4 uger

fra første møde til første automatisering i drift

2.400+

timer frigivet hos kunderne det seneste år

11 uger

gennemsnitlig tilbagebetalingstid på en pakke

0 kr.

hvis automatiseringen ikke virker som aftalt

06 – Cases

Sådan ser regnestykket ud i praksis – fire typiske automatiserings-eksempler.

Ingen procenter uden kroner bagved. Hver case er gjort op i timer, timepris og tilbagebetalingstid – som en kvittering.

Illustrativt eksempel

Vaext · Regnestykke

Tilbudsopfølgeren + Ordrebekræfteren

Opfølgning, 3 t/uge à 375 kr.
51.750 kr./år
Ordreindtastning, 4 t/uge à 340 kr.
62.560 kr./år
Merordrer fra opfølgning (forsigtigt skøn)
~90.000 kr./år

Samlet værdi pr. år

204.310 kr.

Tilbagebetalt på 9 uger

Maskinfabrik, Midtjylland

Industri · 32 ansatte

9 uger

204.310 kr. frigivet om året med Tilbudsopfølgeren + Ordrebekræfteren.

Salgsafdelingen på tre mand sendte 40–60 tilbud om måneden, men fulgte kun op på de største. I dag følger systemet op på alle – sælgerne godkender udkast om morgenen over kaffen. Ordrer, der før blev tastet manuelt fredag eftermiddag, ryger nu direkte i ERP'en.

Regn på dit eget regnestykke
Illustrativt eksempel

Vaext · Regnestykke

Bilagssorteringen + Rykkerskriveren

Bilagshåndtering, 5 t/uge à 320 kr.
73.600 kr./år
Rykkere, 1,5 t/uge à 320 kr.
22.080 kr./år
Hurtigere betaling, renteeffekt
~15.000 kr./år

Samlet værdi pr. år

110.680 kr.

Tilbagebetalt på 12 uger

Grossist, Trekantområdet

Handel · 18 ansatte

12 uger

110.680 kr. frigivet om året med Bilagssorteringen + Rykkerskriveren.

Bogholderen brugte hver torsdag på bilag og rykkere – og hadede begge dele. Nu ligger bilagene konteret klar hver morgen, og rykkerne kører i faste, venlige trin. Torsdagen bruges på likviditetsstyring i stedet.

Regn på dit eget regnestykke
Illustrativt eksempel

Vaext · Regnestykke

Indbakkesorteringen + Vagtplan-hjælperen

Indbakke, 6 t/uge à 310 kr.
85.560 kr./år
Vagtplan, 4 t/md. à 380 kr.
18.240 kr./år

Samlet værdi pr. år

103.800 kr.

Tilbagebetalt på 13 uger

Servicevirksomhed, Nordsjælland

Service · 41 ansatte

13 uger

103.800 kr. frigivet om året med Indbakkesorteringen + Vagtplan-hjælperen.

Fælles-indbakken med 80–120 daglige mails blev passet på skift – og alle var bagud. Automatiseringen sorterer, fordeler og skriver udkast til standardsvarene. Vagtplanen, der før tog en hel mandag, er nu et udkast, planlæggeren retter på 20 minutter.

Regn på dit eget regnestykke
Illustrativt eksempel

Vaext · Regnestykke

Ordrebekræfteren + Indbakkesorteringen

Indbakke, 4 t/uge à 330 kr.
60.720 kr./år
Ordreindtastning, 3 t/uge à 330 kr.
45.540 kr./år

Samlet værdi pr. år

106.260 kr.

Tilbagebetalt på 11 uger

Byggefirma, Sønderjylland

Byggeri · 24 ansatte

11 uger

106.260 kr. frigivet om året med Ordrebekræfteren + Indbakkesorteringen.

Kontoret druknede i mails fra byggepladser, leverandører og kunder – og ordrer blev tastet i systemet om aftenen. Nu bliver indbakken sorteret løbende, og ordrer fra mail og PDF ryger direkte i systemet med bekræftelse retur samme time.

Regn på dit eget regnestykke

Illustrative eksempler baseret på typiske forløb i virksomheder med 10–50 ansatte. Tallene er beregnede regneeksempler – ikke målte kundetal.

07 – Forløbet

Fire uger fra første møde til AI-automatisering i drift. Din kalender kan være med.

Du har en virksomhed at drive. Derfor er forløbet bygget, så din samlede indsats er under en arbejdsdag – fordelt over en måned.

  1. 01

    Uge 1

    Kaffemøde og opgavejagt

    Din tid: ~2 timer

    Vi finder de 2–3 opgaver, der æder flest timer – og regner på dem sammen. Du får regnestykket med, uanset om vi går videre.

  2. 02

    Uge 2–3

    Vi bygger. Du arbejder videre.

    Din tid: ~1 time

    Vi bygger automatiseringen op mod dine eksisterende systemer – mail, regneark, økonomisystem. Du svarer på spørgsmål over telefonen, når de opstår.

  3. 03

    Uge 3–4

    Test med rigtige opgaver

    Din tid: ~3 timer

    Automatiseringen kører med, mens dine folk arbejder som normalt. Vi justerer tone, regler og undtagelser, til den rammer rigtigt.

  4. 04

    Uge 4

    I drift – med sikkerhedsnet

    Din tid: ~1 time

    Overdragelse til den kollega, der ejer opgaven. Alt er dokumenteret på dansk, og vi holder øje med driften den første måned.

08 – Priserne

Faste priser. Ingen “det afhænger af omfanget”.

Små pakker med kendt pris og kendt indhold. Kan du ikke se din opgave i en pakke, siger vi det, før du har brugt en krone.

Regnestykket

4.500 kr.

fast pris, engangsbeløb

En formiddag hos jer. Vi finder de tre dyreste rutineopgaver og gør dem op i kroner pr. år.

  • Gennemgang af arbejdsgange med de folk, der har dem
  • Regneark med timer, timepris og årlig værdi
  • Prioriteret anbefaling: byg, vent eller lad være
  • Beløbet modregnes, hvis I går videre

Mest valgt

Første automatisering

fra 24.500 kr.

fast pris aftalt på forhånd

Én navngiven automatisering fra kataloget – bygget, testet og i drift på fire uger.

  • Én automatisering, fx Tilbudsopfølgeren
  • Integration til jeres eksisterende systemer
  • Test med rigtige opgaver før go-live
  • Dokumentation på dansk + oplæring af én kollega
  • 30 dages drift-overvågning inkluderet

Drift & næste skridt

fra 3.500 kr./md.

løbende, opsiges med en måneds varsel

Vi holder automatiseringerne kørende, fanger fejl før jer og bygger videre i jeres tempo.

  • Overvågning og fejlrettelse af det byggede
  • Månedlig opgørelse: timer sparet, i kroner
  • Løbende småjusteringer uden ekstraregning
  • Fast timepulje til nye ønsker

Garantien er enkel: Virker automatiseringen ikke som aftalt, betaler du ikke. Det står i kontrakten med samme skriftstørrelse som alt andet.

09 – Spørgsmål

Spørgsmål om AI-automatisering, vi altid får.

Korte, ærlige svar på det, de fleste spørger om – priser, tid, garanti og hvad det kræver af jer. Mangler dit spørgsmål, så ring eller skriv.

Hvad koster en AI-automatisering hos Vaext?

Vaext arbejder med tre faste pakker: Regnestykket koster 4.500 kr. som engangsbeløb og kortlægger jeres tre dyreste rutineopgaver. Første automatisering koster fra 24.500 kr. – fast pris aftalt på forhånd, før vi bygger. Drift & næste skridt koster fra 3.500 kr. pr. måned og kan opsiges med en måneds varsel. Der er ingen timeafregning undervejs og ingen skjulte tillæg.

Hvor hurtigt er automatiseringen i drift?

Første automatisering er i drift efter fire uger. Hele forløbet strækker sig over den samme periode: kaffemøde og opgavejagt i uge 1, byggeri i uge 2–3, test med rigtige opgaver i uge 3–4 og overdragelse med sikkerhedsnet i uge 4. Jeres samlede tidsforbrug er under én arbejdsdag.

Hvad sker der, hvis automatiseringen ikke virker?

Garantien er enkel: Virker automatiseringen ikke som aftalt, betaler du ikke. Det står i kontrakten med samme skriftstørrelse som alt andet. Derudover er 30 dages driftovervågning inkluderet i Første automatisering, så fejl bliver fanget og rettet, mens automatiseringen kører med rigtige opgaver i jeres hverdag.

Hvad er en AI-agent egentlig?

En AI-agent er et lille stykke software, der udfører én konkret, tilbagevendende opgave – for eksempel at følge op på sendte tilbud eller sortere indkomne bilag. Den arbejder i jeres eksisterende systemer, og et menneske godkender resultatet, hvor det betyder noget. Det er ikke en chatbot eller en AI-strategi, men et værktøj bygget til én opgave.

Hvilke opgaver kan Vaext automatisere?

De mest efterspurgte er navngivet i kataloget: Tilbudsopfølgeren, Bilagssorteringen, Indbakkesorteringen, Ordrebekræfteren, Vagtplan-hjælperen og Rykkerskriveren – typisk 2–5 sparede timer om ugen pr. opgave. Har I en opgave, der ikke står der, regner vi på den først og siger ærligt til, hvis den ikke egner sig til automatisering.

Hvilke systemer kan I integrere med?

Automatiseringerne bygges op mod de systemer, I allerede bruger – mail, regneark, økonomisystem og ERP. I skal ikke skifte software eller købe nye licenser for at komme i gang. Under byggeriet i uge 2–3 kobler vi automatiseringen på jeres eksisterende arbejdsgange, og I svarer blot på spørgsmål over telefonen, når de opstår.

Hvor meget tid skal vi selv lægge i forløbet?

Under én arbejdsdag – fordelt over en måned. Cirka to timer til kaffemøde og opgavejagt, en times spørgsmål mens vi bygger, tre timers test med rigtige opgaver og en times overdragelse til den kollega, der ejer opgaven. Forløbet er bygget sådan, fordi I har en virksomhed at drive imens.

Overtager AI'en hele opgaven?

Nej – og det er med vilje. Vi regner med, at automatiseringen tager 75 % af opgaven, ikke 100 %. Resten kræver stadig et menneske: godkendelse af udkast, undtagelser og de situationer, hvor dømmekraft betyder noget. Regnestykkerne er lavet ud fra samme forudsætning, så tallene holder i praksis og ikke kun på papiret.

Kan vi opsige driftsaftalen?

Ja, Drift & næste skridt kan opsiges med en måneds varsel. Aftalen koster fra 3.500 kr. pr. måned og dækker overvågning og fejlrettelse af det byggede, en månedlig opgørelse over sparede timer i kroner, løbende småjusteringer uden ekstraregning og en fast timepulje til nye ønsker. Alt er dokumenteret på dansk, så I kan stå på egne ben.

Hvem kommer vi til at arbejde sammen med?

Vaext er Kasper og Peder – ikke en konsulenthær og ikke en salgsafdeling. Den ene bygger, den anden regner og lytter. I taler med de samme to mennesker fra det første kaffemøde, til automatiseringen kører i drift, og bagefter. Vaext arbejder for danske virksomheder med 10–50 ansatte i blandt andet industri, handel, byggeri og service.

Hvordan håndterer Vaext GDPR og vores data?

Automatiseringerne bygges i jeres egne systemer, så jeres kunde- og virksomhedsdata bliver, hvor de allerede ligger – de flyttes ikke over til Vaext. Behandling af persondata følger GDPR, og hvor det er nødvendigt, indgås en databehandleraftale med hosting i EU. Under forløbet får Vaext kun adgang til det, der skal bruges for at bygge og teste, og adgangen lukkes ved overdragelsen. Alt dokumenteres på dansk, så I selv kan svare jeres kunder på, hvordan data behandles.

10 – Kunderne

Sådan mærkes det i hverdagen.

Illustrativt citat
Jeg var træt af konsulenter, der ville sælge mig en rejse. Vaext solgte mig en kvittering. Tre timer om ugen, sort på hvidt – og tallet holdt.
Ejerleder · Maskinfabrik, 32 ansatte
Illustrativt citat
Det bedste er ikke tiden, vi sparer. Det er, at min bogholder er holdt op med at tale om at gå på deltid.
Direktør · Grossistvirksomhed, 18 ansatte

Illustrative citater – de gengiver typiske forløb, ikke navngivne kunder.

11 – Kontakt

Fortæl os om bøvlet.

Skriv et par linjer om opgaven, der æder timer – så vender Kasper eller Peder tilbage inden for én arbejdsdag med et bud på regnestykket. Du kan også ringe eller skrive direkte.

Når du sender, behandler vi dine oplysninger som beskrevet i vores privatlivspolitik.

Skal vi regne på din torsdag?

En gennemgang tager 45 minutter, foregår hos jer eller online, og ender altid med et regnestykke – ikke et salgstrick.